A blog about data, information and IT, by Mario Alberich

Jul 10
2007

jLibrary: gestor documental open source


Enfoque de jLibrary

Según su autor, jLibrary es un gestor documental que puede ser útil tanto para uso personal como corporativo. Yo creo que como sistema de uso personal pueden existir otras soluciones más sencillas y efectivas como por ejemplo herramientas de búsqueda en el escritorio. Teniendo en cuenta que jLibrary funciona en base a repositorios, lo que se tiene es un sistema que obliga a almacenar dos copias de un mismo documento en el propio PC: El que se guarda en jLibrary, y el que se tiene en el propio sistema de directorios. A pesar de poder ser útil, quizá sea un poco excesivo.

Claro que esto es una opinión personal, porque no he instalado jLibrary en mi PC. Pero sí he instalado otras aplicaciones con intenciones similares y al final no ha resultado todo lo efectivo que desearía.

En el momento que se quiere utilizar jLibrary como herramienta de colaboración, el funcionamiento se basa en un arquitectura cliente-servidor. En el servidor se instala un repositorio, al cual los usuarios pueden tener acceder según los permisos de acceso que establezca el administrador del sistema.

A partir de ese momento, jLibrary te ofrece una serie de funcionalidades muy interesantes:

  • Si te decides utilizarlo para uso personal, puedes combinar repositorios locales y remotos.
  • Web crawling y web browsing: Almacena páginas web externas.
  • Se comunica bien con repositorios JSR-170, WebDAV, y además tiene un buen grado de interoperabilidad, porque puede incorporar Web Services, facilitando el loose coupling.
  • Categorización, metadatos, y anotaciones.
  • Gestión de versiones de documentos. Esto tiene su cara y su cruz: almacenar versiones anteriores requiere espacio adicional en disco, con lo que no está de más configurar estas opciones al gusto.
  • Un aspecto muy interesante: puedes definir relaciones entre documentos. Me parece especialmente interesante porque creo que tiene mucho sentido aportar una funcionalidad que nunca podrán aportar las herramientas de búsqueda full-text de uso general. Relacionar documentos implica establecer relaciones orgánicas y no sólo de contenido.
  • Gestión de permisos de accesos en base a roles de los usuarios

Desde luego, la mayor utilidad que le encuentro a la aplicación es implantarla en empresas con sedes geográficamente dispersas pero con gestiones compartidas entre los diferentes centros. Ni que decir tiene que cuando se va arriba y abajo, tener a mano la llave de la biblioteca de la empresa no está nada mal. Seguramente podréis echar un vistazo a los temas relativos a la seguridad.

Para ir haciendo boca, aquí pongo los enlaces a los videotutoriales que me parecen más interesantes:

También están las versiones de estos tutoriales en formato de documento.

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