Organización de la información personal II: Gestión documental vs archivística

Relevancia y Actividad

La gran diferencia entre centros de documentación (incluyo indistintamente bibliotecas aunque existan diferencias obvias) y archivos es el cómo y el por qué se gestionan unos tipos de documentos, y los criterios por los que se seleccionan para ser almacenados, tratados o retirados/eliminados.

Por un lado, los centros de documentación y las bibliotecas se centran en el criterio de relevancia: estos centros buscan satisfacer las necesidades de información que se presentan a sus usuarios, y por ello buscan documentos que cumplan esa función, con idependencia de la fuente (aunque se tiene en cuenta la fiabilidad).

Los archivos en cambio tienen objetivos esencialmente operativos. En la visión tradicional de los archivos, lo que se mantiene son aquellos documentos que han sido generados por la propia institución o por otras instituciones, fruto de la actividad de la primera. Es decir, los documentos del día a día.

Aunque poner en un par de frases estas ideas es mucho resumir, vale la pena incidir en esta diferencia: en el primer caso, lo importante es la relación entre la curiosidad-documento, mientras que en la segunda está la relación actividad-documento.

Ejemplos claros de documenos de uso personal que pueden entrar en cada tipo son:

• Documentos para centros de documentación o bibliotecas:
• Recortes de diarios sobre noticias de interés.
• Fotografías (personales, institucionales, etc.).
• Recetas de cocina (por hacer honor al nombre del blog...).
• Partituras musicales.
• Por lo general, documentos que no sean legales, contractuales, operativos (documentos de trabajo), y cuyo objetivo de guardar en nuestra colección sea estrictamente por el valor del contenido en sí y no por el contexto de uso.
• Directorios o listas de contactos.
• Documentos para archivos:
• Recibos y Facturas vigentes.
• Contratos de servicios (esto incluiría, por poner un ejemplo, una matrícula universitaria).
• Documentos de contabilidad personal.
• Escrituras oficiales y otros documentos notariales.
  
• Documentación oficial en general.
• Nuestra agenda o una lista de tareas pendientes (esto puede ser relativamente discutible pero en mi caso lo he incluído aquí y ha sido coherente).
  

El entorno electrónico presenta gran cantidad de casos ambiguos o que al menos nos plantean dudas razonables. Por ejemplo:

• ¿este blog entraría en el apartado de gestión documental, o de archivo? Yo creo que las aportaciones individuales entran dentro de la gestión documental.
• ¿Y el correo electrónico? Tengo configurado mi programa de correo para que utilice reglas de filtrado, que por lo general me permiten organizar automáticamente los correos electrónicos en base al remitente. Dados los criterios indicados anteriormente, esto introduce de lleno el correo electrónico en la gestión archivística. Define una relación entre mí y otros, y probablemente establece una relación entre el documento y mi actividad. Sin embargo, yo diferenciaría claramente entre correos de trabajo y correos personales. Los primeros tienen carácter archivístico y los segundos, carácter de gestión documental.

Para cada caso que se plantea, lo mejor es definir el objetivo por el que guardas el documento (como documento con contenido de interés, o como documento de archivo) y luego ya podrás concretar qué haces con él.

de lo útil y lo inútil

Con lo dicho hasta ahora, lo que está claro es que mi tarea de selección de documentos ha ido muy dirigida a algo necesario en esta era digital: descartar lo inútil.

¿Que tal si te tomas una pausa y echa un vistazo a la lista de tus correos electrónicos, documentos y demás... ¿A que quizá sobra algo?

Lo inútil llega a serlo por muchas razones, gran parte de las cuales están en tus manos definir. Lo inútil para mí es lo que no es relevante ni útil. Pero en general, lo inútil lo relaciono con aquello que no tiene ningún tipo de valor (no sólo económico).

Rehaciendo el dicho lo inútil no nace, se hace.

Es inútil todo aquello que ha superado su ciclo de vida a nuestro lado, y es importante que nos demos cuenta de cuándo sucede. Ese documento no siempre fue inútil, y puede que sea útil a terceros. Pero ha llegado el momento de moverlo a la lista de inútiles.

No hacerlo revierte en costes, que se convierten en pérdida de tiempo a nivel personal (con lo difícil que es a veces encontrar un rato para nosotros, y tener que pasarlo buscando entre documentos inútiles...) y de dinero a nivel profesional (se puede ver sumando el total de tiempo perdido, o viendo cómo se pierden clientes por no tener las cosas "a mano")

Lo inútil (que en algunos casos también podemos denominar obsoleto) se puede equiparar a dos términos según las dos divisiones anteriores: lo irrelevante y lo inactivo. Lo irrelevante es todo aquel documento (sobre el cual aplicaríamos criterios de gestión documental) cuyo contenido no puede resolvernos dudas. Lo inactivo es todo aquel documento (sobre el cual aplicaríamos criterios archivísticos) cuyo contenido ha dejado de tener valor operativo.

Como anécdota, es posible que un documento que ha dejado de ser inactivo pueda ser relevante. por poner un caso: has redactado la documentación de un proyecto y te gusta cómo ha quedado. El proyecto acabó hace tiempo pero te gustó la estructura del documento y quieres reaprovecharlo: quizá sea relevante dejar el documento vacío del contenido original y mantener la estructura para posteriores tareas. Son casos aislados pero puede suceder.

Lo importante de estas dos visiones es que en mi caso ha valido mucho la pena diferenciar las dos tipologías documentales. Esto ha simplificado mucho la estructuración de los documentos en directorios, y además esta estructura ha sido más fácil de recordar y asimilar (con lo que luego es más fácil de utilizar para recuperar documentos).

Evaluación y selección: algunos criterios

Ahora que ya podemos ver la diferenciación entre los dos tipos principales de documentos, podemos entrar a valorar los criterios de selección y evaluación. En esencia son criterios simples que yo he utilizado. Presentan diferencias entre documentos generales y documentos de trabajo, ya que el factor de la relevancia aplicable en el primer caso tiene elementosmuy subjetivos, mientras que los criterios archivísticos de fuente del documento, cronología y tipología de documento es más sencillo de aplicar (incluso por terceros).

Lanzo aquí algunos factores clave que ya iré matizando en otros posts, si procede. Insisto en que son criterios propios y que, especialmente en los criterios de relevancia, vale la pena completar la lista indicada con criterios personales.

• Criterios para establecer documentos relevantes e irrelevantes:
• Irrelevante: El contenido ha dejado de ser un área de interés personal, o su nivel de complejidad ha sido superado.
• Irrelevante: El documento forma parte de un conjunto mayor del que se tiene disponibilidad (en esencia, esto es un caso oculto de documento duplicado).
• Irrelevante: El documento ha dejado de ser válido porque hay investigaciones o avances posteriores que lo desautorizan (en este caso incluyo documentos que tratan sobre versiones obsoletas de aplicaciones informáticas o lenguajes de programación).
• Irrelevante: El documento está ampliamente disponible en la red (y por ello más actualizado).
• Relevante: tiene un valor personal y sentimental que es implícito a su contenido (en este capítulo cabe poner las cartas de amor de relaciones presentes y pasadas, jeje...).
• Relevante: el contenido es actual y necesario en mayor o menor medida como documento de consulta.
  
• Documentos activos e inactivos:
• El documento ha dejado de tener valor legal y se ha roto cualquier relación contractual con la entidad emisora del documento.
• La fuente emisora del documento ha desaparecido. Opcionalmente, el documento ha sido sustituido por otro que se ajusta a la situación actual (la entidad ha cambiado de nombre, se ha fusionado con otra entidad, etc).
• El valor del documento es simplemente de relevancia (aplicar los criterios anteriores).
• Hemos abandonado la actividad a la que se refiere el documento.
• Hemos perdido el objeto al que se refiere la factura y no tenemos esperanza de recuperarlo.
• Concretamente en el caso de un contrato laboral, ha finalizado y ha quedado correctamente reflejado en los datos que envía el MTAS.

Desde luego puedo añadir más elementos a esta lista. Es probable que los vaya añadiendo a medida que avance en mi tarea de organización. Estaría bien saber si alguien que enlace esto tiene interés en poner su lista propia. En el fondo, la relevancia es una cuestión personal.

Continuaré en breve con esta serie, que tengo cosas en el tintero...